Comment terminer une lettre commerciale ou un e-mail (bonnes pratiques à suivre)
Après avoir soigneusement planifié et mis diligemment votre message dans le corps d'une lettre, vient la dernière partie et soudain, votre esprit se vide. Intuitivement, la fin d'une lettre devrait être la partie la plus simple. Mais il s'avère que c'est l'une des parties les plus difficiles à exécuter, surtout si vous écrivez une lettre formelle.
Bien qu'il y ait une certaine marge de manœuvre sur la façon de signer une lettre ou un e-mail informel, les règles pour terminer une lettre commerciale sont assez rigides. Toute expression que vous utilisez pour fermer une lettre commerciale comporte certaines connotations qui pourraient influencer considérablement la réaction du destinataire.
N'oubliez pas qu'en général, la plupart des gens parcourent les documents avant de les lire. Et la façon dont vous signez votre lettre pourrait déterminer s'ils continuent même à lire le contenu du corps.
Continuez à lire pendant que nous explorons quelques conseils d'experts sur la façon de terminer une lettre commerciale ou un e-mail.
Table des matières
- Principaux facteurs à prendre en compte lors de la fin d'une lettre commerciale
- Fermetures de lettres commerciales courantes
- Fermetures de lettres commerciales inappropriées
Principaux facteurs à prendre en compte lors de la fin d'une lettre commerciale
Le facteur le plus évident qui détermine comment signer une lettre commerciale est la relation qui existe entre vous et le destinataire.
Si le destinataire est une personne que vous connaissez à peine ou que vous n'avez jamais rencontrée, la clôture la plus appropriée serait «Cordialement», «Sincèrement» ou «Respectueusement». Il en va de même si vous adressez la lettre à une personne qui occupe un rang plus élevé que vous dans une organisation.
D'autre part, vous pouvez utiliser une clôture moins formelle si le destinataire est une personne avec laquelle vous interagissez fréquemment. Les fermetures moins formelles sont également idéales lorsque le bénéficiaire occupe le même poste ou se classe plus bas que vous dans l'organisation. Des exemples de ces fins semi-formelles incluent «Meilleur», «Merci», «Cordialement», etc.
Outre les considérations relationnelles, la fin d'une lettre commerciale ou d'un e-mail doit également être étroitement liée au contenu et au but de la lettre. Sinon, la partie de fermeture peut sembler maladroite et déplacée.
Par exemple, si vous rédigez une candidature ou demandez une faveur, vous voulez montrer au destinataire que vous prévoyez sa réponse. Pour de telles lettres, vous pouvez envisager une fin qui est précédée d’une phrase telle que 'Je suis impatient de vous entendre bientôt'. Cela améliorera les chances du destinataire de répondre à votre e-mail, même si les commentaires ne correspondent peut-être pas à vos attentes.
De même, si vous rédigez une lettre commerciale dans laquelle vous ne prévoyez pas de commentaires immédiats du destinataire, vous pouvez simplement la signer en utilisant 'Sincèrement', 'Respectueusement' ou 'Merci'.
La façon dont vous terminez une lettre commerciale peut également être influencée par le contenu du dernier paragraphe avant la partie de clôture.
Ce paragraphe est généralement le plus court, de préférence une ou deux lignes, et sert souvent l'un des objectifs suivants;
- Résumer les points critiques;
- Réitérant le but de la lettre;
- Demander une action;
- Offrir une invitation;
- Exprimant sa gratitude; ou
- Confirmer une connexion.
Une autre bonne pratique pour terminer une lettre commerciale consiste à ajouter votre signature. La signature vient généralement sous la phrase de clôture et peut être suivie de vos coordonnées. Vous pouvez également envisager d'inclure votre titre et vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
zodiaque du 11 août
Pour les e-mails professionnels, vous n'avez pas besoin d'inclure votre adresse e-mail dans cette partie. Au lieu de cela, vous pouvez intégrer des liens vers la page d'accueil de votre entreprise ou les profils de réseaux sociaux.
Fermetures de lettres commerciales courantes
1. Sincèrement / Sincèrement vôtre
C'est le moyen le plus courant de signer des lettres commerciales. Comme le mot l'indique, réitère sincèrement le fait que vous êtes sincère, à la fois en termes de contenu et d'intention de la lettre. Il est surtout recommandé lorsque vous ne connaissez pas très bien le destinataire.
2. Meilleurs vœux / Meilleurs vœux / Meilleures salutations / Meilleures salutations
Vous pouvez terminer une lettre commerciale avec l'une de ces signatures pour signifier que vous espérez que le destinataire connaîtra un avenir heureux et prospère.
Cette signature est principalement utilisée dans des situations semi-formelles, en particulier lorsque vous écrivez à un destinataire avec lequel vous avez fréquemment interagi auparavant.
3. Meilleures salutations
Best Regards est la version plus formelle de All the Best. C'est donc idéal lorsque vous adressez la lettre à des contacts inconnus ou à des personnes avec lesquelles vous n'interagissez pas souvent. Cependant, l'intention est plus ou moins la même - vous souhaitez au destinataire toutes les bonnes choses de la vie.
Si vous voulez que la lettre paraisse un peu plus formelle, vous pouvez simplement utiliser Regards. Ou, vous pouvez utiliser Warm Regards si vous souhaitez rendre l'e-mail moins formel.
4. Cordialement
Kind Regards est utilisé lorsque le destinataire de la lettre ne vous est pas étranger.
Il s'agit de l'une des clôtures de lettres commerciales les plus douces, souvent ajoutée pour montrer que vous tenez le destinataire en haute estime.
5. Merci
Merci est une fin que vous utilisez pour exprimer votre gratitude. Il convient surtout à la rédaction d’une lettre commerciale dans laquelle vous acceptez un emploi, une invitation ou un défi. En outre, vous pouvez simplement utiliser ce signe pour montrer votre appréciation au destinataire pour avoir pris son temps pour lire votre lettre.
Cependant, lorsque vous utilisez Merci pour signer une lettre, assurez-vous que le destinataire comprend déjà ce pour quoi vous êtes reconnaissant. Sinon, vous pourriez donner l'impression que la lettre a été adressée à la mauvaise personne. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser Merci lorsque vous écrivez une lettre de cause d'exposition.
Les autres variantes de Merci incluent Merci beaucoup, Merci! Et Merci.
6. Merci encore
Merci encore est également utilisé pour montrer sa gratitude et son appréciation. Cependant, cette clôture est idéale lorsque tout le contenu de la lettre est une question de gratitude. Ajouter à nouveau Merci au bas de l'e-mail rappelle au destinataire que vous ne pouvez pas le remercier suffisamment pour ses actes ou ses gentils gestes.
Lorsque vous utilisez cette terminaison, assurez-vous qu'elle n'apparaît pas dans le corps de la lettre mot pour mot.
Une lettre peut concerner la gratitude même lorsque le mot Merci ou Merci n'apparaît nulle part. Mais en ce qui concerne la clôture, rappelez au destinataire que toute la lettre a été consacrée à exprimer votre gratitude. Et la meilleure façon de le faire est de vous déconnecter en utilisant à nouveau Merci.
7. Merci pour votre temps / Merci pour votre attention
Cette clôture est explicite - vous voulez remercier le destinataire d'avoir lu la lettre.
8. Avec plaisir
Appréciativement est généralement utilisé à la place de Merci ou Merci encore. Cela indique également que vous remerciez le destinataire d’avoir pris le temps de lire votre lettre.
Cependant, il peut être utilisé lorsque vous avez déjà remercié le destinataire dans la lettre une fois, en utilisant Merci ou Merci.
9. Respectueusement
Vous utilisez Respectfully lorsque vous voulez que le destinataire sache que vous les respectez effectivement. La clôture convient dans les lettres adressées à vos seniors ou à la direction.
10. Bien à vous
Le vôtre a toujours été associé à des lettres informelles, mais il est tout aussi efficace pour les lettres commerciales et les e-mails. Lorsque vous utilisez vraiment Yours dans une lettre commerciale, vous voulez souligner que vous pouvez garantir l'authenticité et la sincérité du contenu.
Il est principalement utilisé lorsque vous écrivez à une personne avec laquelle vous avez déjà interagi, comme un collègue de travail. Cette fin de lettre semi-formelle peut également être utilisée lorsque vous souhaitez faire comprendre au destinataire que vous le considérez comme plus qu'un simple collègue de travail ou partenaire commercial.
Maintenant, il y a certaines occasions où vous pouvez choisir de ne pas signer votre lettre. Aussi étrange que cela puisse paraître, ne pas avoir d'approbation est en fait idéal dans plusieurs circonstances. Par exemple, vous pouvez choisir d'omettre une signature lorsque vous répondez à des e-mails en chaîne, en particulier aux destinataires que vous connaissez déjà. Mais même dans ce cas, assurez-vous que la première lettre de la chaîne d'e-mails est dûment signée afin qu'elle ne semble pas se terminer soudainement.
Fermetures de lettres commerciales inappropriées
La plupart des fins de lettre que nous avons mises en évidence ci-dessus sont parfaites pour les lettres commerciales. Certains sont semi-formels et conviendront à la fois aux lettres formelles et informelles. Cependant, il y a certaines fins que vous ne devez pas utiliser dans une lettre commerciale.
Les exemples comprennent;
• À votre santé;
• Avec un peu de chance;
• Chaleureusement;
• Paix;
• Bonjour; salut;
• Chaleureusement;
• Plus tard;
• Prendre plaisir;
• Au revoir;
• Au revoir;
• Sincèrement votre;
• Toujours;
• Aimer;
• TTFN (ta ta pour maintenant ou au revoir);
• TTYL (à vous parler plus tard);
• Initiales;
• BISOUS BISOUS;
• À plus; ou
• Un emoji
Emballer
Voici notre guide sur la façon de signer une lettre commerciale. N'oubliez pas que la fermeture que vous ajoutez à une lettre commerciale peut influencer si le destinataire accusera réception de la lettre ou non. Ou, s’ils vont aller de l’avant et le lire en premier lieu. Alors, ne lésinez jamais sur une fin de lettre décente, professionnelle et appropriée.
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